¿En qué consiste un duplicado de factura?

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Una factura es un documento legal y mercantil que refleja toda la información relativa a la prestación de un servicio o la compra (venta de un producto). Este recibo sirve de justificante tanto para el profesional o la empresa como para el cliente y solo se puede emitir de forma original una sola vez. No obstante, existen algunos supuestos en los que la ley permite generar un duplicado de factura.

¿Qué es un duplicado de factura?

Un duplicado de factura es un documento que garantiza la transacción de cara al consumidor en determinados casos, como por ejemplo cuando se pierde la original. Esta copia es expedida por el mismo acreedor que remitió la primera nota y debe reflejar exactamente los mismos datos.

También es necesario que incluya la indicación de “duplicado” de forma expresa y totalmente visible para que no existan confusiones con la factura que se emitió en primer lugar. Pese a ello, este escrito tiene la misma eficacia y cumple la misma función de justificante de la operación económica para el receptor.

¿Cuándo se puede emitir un duplicado de una factura?

Según el artículo 14 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, los empresarios y profesionales o sujetos pasivos solo podrán expedir ejemplares duplicados de los originales de las facturas en los siguientes casos:

• Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos. Sin embargo, las copias que se generen serán idénticas para todos.
• En el supuesto de que algunos receptores no acepten el duplicado, no se produce la conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio. Esto deriva en que no se reconozca tampoco la obligación de realizar el pago.
• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Por lo tanto, solo se puede generar un duplicado de una factura si se justifica alguna de estas circunstancias que contempla la ley. En ciertas ocasiones, las compañías ponen a disposición de los usuarios un formulario en sus páginas web para realizar la solicitud con una mayor comodidad y rapidez.

¿Cómo se controlan los errores de las facturas duplicadas?

La Agencia Tributaria establece que todo registro presentado debe tener una clave única compuesta por el NIF emisor, el número de serie de la factura y la fecha de expedición. En el supuesto de que se reutilice o se vuelva a presentar un registro que incluya alguno de estos valores, se debe modificar cualquiera de los restantes.

Tal como explican desde este organismo, aunque se trate de registros anulados, se encuentran dados de alta en el sistema. Por ello, los duplicados se consideran rechazados si se vuelve a presentar un registro que tenga la misma identificación.

Para evitar problemas con los duplicados de las facturas es importante realizar un control exhaustivo de todos los que se emiten, para ello lo mejor es tener un libro de facturas. Además, es importante proteger el negocio con alguno de los Seguros para Empresas MAPFRE que ofrecen coberturas específicas para cada tipo de actividad.