Cómo puede deducirse las dietas un autónomo
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Deducir los gastos de comida no es un imposible para un trabajador autónomo. De hecho, está contemplado de forma específica en la normativa aplicable a estos profesionales. En un intento de seguir aproximando derechos y obligaciones entre trabajadores por cuenta ajena y por cuenta propia, la desgravación del gasto en dietas se hace en condiciones semejantes en ambos casos.
¿Qué se consideran dietas?
El primer paso es sabe a qué se refiere la ley cuando se habla de que el autónomo también puede deducirse sus dietas. Dentro de este concepto se incluye tanto la manutención –comida- como la pernoctación –estancia en hotel-.
Desayunos, cenas, noches en hotel… todo este tipo de gastos, en principio, pueden clasificarse como dietas y pueden deducirse fiscalmente, pero hay una condición que siempre debe cumplirse: deben ser siempre pagos realizados por motivos laborales y en el ejercicio de la actividad profesional del autónomo.
Las dietas tanto en los autónomos como en los asalariados están referidas de forma única y exclusiva a la actividad laboral, es siempre necesario que el contribuyente pueda demostrar que todos los gastos que se deduce por este concepto están ligados de forma ineludible al desarrollo de su actividad laboral.
5 requisitos que debe cumplir una dieta para ser deducible
Pago electrónico
El pago de la dieta en cualquiera de sus versiones debe realizarla el autónomo por medios telemáticos –tarjetas bancarias u otros son aceptados-. Se exige esta forma de pago en las dietas para evitar el fraude y aumentar la seguridad. Los pagos electrónicos quedan registrados, no se permite el pago en metálico.
Facturas y justificantes de gastos
Es importante que el trabajador por cuenta propia exija, guarde y archive correctamente las facturas de todos los gastos que hace en concepto de dieta en su día a día y piensa deducirse.
En cualquier momento la Agencia Tributaria puede solicitar al contribuyente este tipo de documentación, además son imprescindibles para llevar la suma de este tipo de gastos y anotarlos de forma correcta en la declaración de IRPF, según corresponda.
Los expertos en contabilidad para autónomos recomiendan que en el caso de dietas no solo se guarde la factura, sino cualquier otro tipo de documentación o prueba que corrobore la adecuación del gasto a tu labor profesional por si la Agencia Tributaria pidiera explicaciones sobre alguna de tus deducciones declaradas por este concepto. Invitaciones a congresos, programas, mail o billetes de avión, por ejemplo, son el tipo de pruebas que se aconseja guardar convenientemente.
Importes máximos deducibles
Como ocurre con las aportaciones a los planes de pensiones o muchos otros tipos de deducciones fiscales, también las dietas están limitadas: no es posible deducirse todo el gasto que como dietas tenga un trabajador autónomo.
- Máximo de desgravación por manutención dentro de España: 26,67 euros diarios.
- Máximo de desgravación por manutención fuera de España: 48,08 euros cada día.
- Máximo de desgravación por manutención con pernoctación dentro de España: 53,34 euros diarios.
- Máximo de desgravación por manutención con pernoctación fuera de España: 91,35 euros cada jornada.
Jornada laboral y dentro de las obligaciones profesionales
Uno de los temas que más dudas plantea las deducciones por dietas de los autónomos es si es importante el momento del día o incluso, el día de la semana en al que se hace el gasto. Atendiendo a la norma legal es evidente que siempre debe poder justificarse y demostrarse que el pago se ha producido dentro de la jornada laboral del trabajador y cómo consecuencia directa de sus obligaciones o necesidades profesionales, nunca se pueden deducir gastos personales o familiares. Por lo tanto, lo más común es que si el profesional trabaja de lunes a viernes no es deducible un gasto en comida que haga un domingo.
Establecimientos de restauración y hostelería
El artículo 11 de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo en su artículo 11 es clara respecto a dónde deben hacerse los gastos en dietas para que sean válidos para la Agencia Tribuaria: «gastos de manutención (…) siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería». Este detalle es importante y despeja dudas sobre si, por ejemplo, es un gasto en dieta deducible la compra del supermercado para comer dentro de una jornada laboral.
¿Cómo se declaran y deducen las dietas?
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Los gastos en dietas tanto en su vertiente de comida como de hospedaje se deben recoger en la declaración de la renta del ejercicio, según corresponda. Se consignan junto con el resto de los gastos que los autónomos y también los trabajadores por cuenta ajena pueden desgravarse en sus declaraciones de IRPF anual.
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