IRPF en dietas y viajes de empresa

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Las dietas y gastos de viajes son normales en cualquier empresa ya que muchos trabajadores tienen que desplazarse con frecuencia para poder visitar a clientes o proveedores o acudir a reuniones en otros lugares. Por tanto, aquellas asignaciones destinadas a estos gastos estarán exentas de IRPF siempre y cuando se cumplan los requisitos que se recogen en la normativa. Además, estas deben estar justificadas y deben presentarse las correspondientes facturas.

Gastos de estancia y manutención

Estos gastos estarán exentos de IRPF si los viajes de trabajo tienen como destino un municipio diferente al lugar en el que se encuentre el centro de trabajo habitual y de la residencia del trabajador. Para que estos gastos estén exentos, la estancia continuada no deberá ser superior a 9 meses.

En este caso, no existe un límite legal de gasto, ya que dependerá de la empresa. Aunque los límites diarios establecidos oscilarán entre un mínimo de 26,67 euros al día y un máximo de 53,34 euros al día. En el caso de que las estancias tengan lugar en el extranjero el mínimo y máximo por día aumentaría: 48,08 euros al día de mínimo y 91,35 euros al día de máximo.

Gastos de transporte

Los gastos de transporte son aquellos que se generan cuando el trabajador debe viajar de un lugar a otro. Estarán exentos de IRPF, por lo tanto, aquellos que se realicen fuera del lugar de trabajo siempre y cuando sean por necesidades profesionales.

En ellos se engloban los gastos producidos por el transporte público y el transporte privado. Puede ser que el trabajador necesite desplazarse en su coche para poder acudir a una reunión, en este caso la empresa estará obligada al pago de 19 céntimos por kilómetro realizado.

¿Cómo puede la empresa controlar estos gastos?

A pesar de que la empresa es la encargada de establecer la limitación de los gastos destinados a dietas y desplazamientos, estos pueden ser una parte muy importante de sus gastos, por ello es importante que sepas cómo controlarlos.

Fijar los tipos de gastos para cada profesional

Es importante que al realizar el presupuesto de la empresa tengas en cuenta una partida destinada a cubrir los gastos de desplazamiento y dietas de los trabajadores. Una vez establecido el dinero que vas a destinar a este fin, deberás fijar con qué cantidad de dinero cuenta cada empleado para realizar estos gastos, además de establecer en qué casos estos entrarán dentro de dicha partida.

Controlar las facturas

Las facturas son imprescindibles, por ello será necesario que se soliciten y se cumplimenten de forma adecuada. Deberás tener un control exhaustivo de ellas para no perder ninguna y poder controlar en todo momento el presupuesto. Además, debes recordar que son imprescindibles a la hora de presentar la declaración de la renta.

Puedes recurrir, además, a sistemas de digitalización de las facturas y los procesos para poder ahorrar tiempo a la hora de gestionarlas.