Arqueo de caja, ¿En qué consiste?
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En las tiendas y comercios, el arqueo de caja forma parte de su día a día. En esta ocasión te explicamos en profundidad qué es exactamente y cómo hacerlo correctamente.
¿Qué es el arqueo de caja?
El arqueo de caja es la actividad que consiste en hacer un recuento de todo lo que se ha acumulado en la caja del negocio durante un periodo determinado, es decir, tanto el dinero, como los vales, cheques, pagos con tarjeta, etc.
El objetivo de este recuento es comprobar si se ha contabilizado correctamente todo el dinero recibido, de manera que coincida con el saldo de caja.
El arqueo de caja suele hacerse una vez al día, normalmente a la hora del cierre, aunque también puede hacerse con los cambios de turno de los cajeros.
¿Cómo se realiza?
El arqueo de caja es la diferencia que se obtiene al calcular el saldo de caja (lo que ha quedado registrado en el software de gestión) y el dinero cobrado en efectivo y otras formas de pago.
Para ello se aplica la siguiente fórmula:
VD= CEF + CEI + VO – OG – D – CC
Donde:
- VD: es la suma de todas las ventas del día
- CEF: es el efectivo al momento del cierre
- CEI: es el saldo inicial de la caja
- VO: son los pagos realizados en el resto de medios habilitados
- OG: es la salida de dinero para otras partidas de la empresa
- D: corresponde a los descuentos
- CC: es ventas a crédito
Una vez terminado el recuento y aplicada la fórmula, el resultado obtenido puede coincidir o no con el saldo que tenemos, es decir, con lo que debe haber en la caja. Podemos encontrarnos con tres situaciones diferentes:
- Si ambas cantidades coinciden, significa que todo está correcto y las cuentas están saneadas.
- Si el dinero resultante del arqueo es inferior al saldo de la cuenta de caja, quiere decir que hay dinero faltante. Estos descuadres pueden deberse a un hurto externo o interno o a un fallo humano. En tal caso, se registrará como un gasto extraordinario contable.
- Si el dinero resultante del arqueo es superior al saldo de la cuenta de caja, quiere decir que hay dinero sobrante. Esto ocurre porque algún cliente ha pagado de más, porque no se había registrado un pago, o por algún fallo humano. En este caso, debe registrarse como un ingreso extraordinario en la contabilidad y en la cuenta de «ingresos excepcionales» con cargo a la cuenta de caja.
Para cubrir al trabajador de este tipo de errores humanos existe el quebranto de moneda, que es un extrasalarial que pueden recibir los trabajadores que tienen que realizar operaciones con dinero en metálico.
Ejemplo de arqueo de caja
Imaginemos un comercio X que acepta pagos en efectivo, tarjeta de crédito, cheques, y ventas a crédito de la tienda.
Supongamos que:
- La apertura de la caja son 5.000 euros.
- Las ventas totales son 10.000 euros, de los cuales 7.000 euros han sido al contado.
Si sumamos el dinero inicial de la caja a lo que hemos acumulado a lo largo del día, deberíamos tener 15.000 euros.
Si el resultado de las cuentas nos da como resultado 14.600 euros, habría un faltante de 400 euros que habría que registrar como pérdidas.
Si, por el contrario, el resultado de las cuentas es de 15.200, habría un sobrante de 200 euros que habría que registrar como beneficio extraordinario.
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