///Cómo organizar un evento empresarial de manera exitosa

Cómo organizar un evento empresarial de manera exitosa

5 minutos | Es posible que necesites organizar un evento empresarial para dar un impulso a tu marca por lo que debes conocer algunas claves para que sea un éxito.

La comunicación es muy importante para todo tipo de compañías, por ello es conveniente que conozcas cómo organizar un evento empresarial. La celebración del mismo puede suponer oportunidades de negocio y la fidelización de los asistentes gracias a la difusión de los valores de tu marca.

La organización de un evento no es sencilla y por eso te aportamos algunas claves para que puedas convertirlo en un auténtico éxito para tu empresa y tus invitados.

Las preguntas previas

A la hora de organizar un evento es necesario que te preguntes qué quieres conseguir con él y a quién estará dirigido. Por tanto deberás plantearte una serie de cuestiones para poder definir tus objetivos.

Debes elegir a qué personas quieres que llegue y tener muy claro qué resultados son los que quieres obtener realizándolo. Además de calcular los recursos de los que dispones y si verdaderamente es rentable para tu empresa.

Una vez que hayas decidido el público debes plantearte qué es lo que puede atraerles y cómo enfocar tu evento de manera eficaz.

Elección de la fecha

Debes elegir la fecha y hora a la que se realizará el evento, aunque parezca algo secundario, este paso es muy importante ya que deberás intentar elegir el mejor momento para cumplir tus objetivos y que acuda el público que te interesa.

A parte de esto, deberás tener en cuenta si tus asistentes deben desplazarse y los precios que pueden barajarse para ello. Si el precio es muy elevado, es posible que muchos de ellos decidan no acudir.

El lugar y la equipación

Una vez que sepas con qué cantidad de personas quieres contar para la celebración del evento debes elegir un lugar adecuado para ello. Puede ser en las instalaciones de tu negocio o por el contrario puedes recurrir al alquiler de locales o salas de conferencias destinadas a estos fines. Todo depende del enfoque quieras darle y la finalidad con la que lo has planificado.

Por lo general, los eventos empresariales suelen incluir ponencias o charlas y es necesario contar con un buen equipo de sonido para que todos los asistentes puedan escuchar las disertaciones de los ponentes.

Por otro lado, las instalaciones deben ser accesibles para personas con movilidad reducida y para poder desplazarse con facilidad hasta ellas. Es decir, es conveniente que estén bien comunicadas por transporte público y que sean sencillas de localizar para los asistentes.

Gestión y organización

Para que todo salga correctamente es recomendable que cuentes con un equipo de trabajo y un programa organizativo para no dejarte ningún cabo suelto. En este punto deberás organizar al equipo y establecer las tareas, así como los horarios y actividades que se van a incluir dentro del evento empresarial.

Es conveniente desarrollar un calendario de tareas para el equipo y establecer un plan en el que se recojan los recursos de los que dispones y sobre todo el presupuesto con el que cuentas.

Marca la diferencia

Mesa decorada para un evento

A la hora de plantearte la temática y la puesta en escena de tu evento, deberás buscar marcar la diferencia con respecto a tus competidores, para que tus invitados decidan acudir a tu evento. Debes pensar en soluciones creativas para el acto y qué puede sorprender a las personas que acudirán a él.

No debes dejar de lado el objetivo del evento de la empresa, por lo que debes aprovechar en todo momento para comunicar una filosofía de marca a través de todos los elementos que compondrán el acto. Se trata de crear un vínculo con los asistentes.

Buscar financiación y contenidos

Debes lograr que el evento sea atractivo y por ello debes contar con personalidades que realicen intervenciones durante el acto o que acudan como invitados para atraer a los asistentes. Si no dispones de recursos suficientes, puedes buscar patrocinadores que aporten una cantidad monetaria a cambio de publicidad dentro del evento.

Debes negociar bien con estos patrocinadores y venderles muy bien el evento que quieres celebrar indicando cuál es su objetivo y a cuántas personas quieres atraer al mismo.

En cuanto a los participantes deberás dejarlos fijados cuanto antes, buscar a aquellas personas que más te interesen y cierra con ellos los temas de los que van a hablar durante su intervención.

Promoción del evento

Para que los asistentes puedan acudir a tu evento deberás enviarles las invitaciones. En ellas debe quedar claro el programa del acto, la fecha, el lugar y la hora de celebración. Así mismo, es recomendable que realices un seguimiento de las mismas y averigües quiénes asistirán o no.

Para promocionar el evento, cuentas con muchas herramientas a tu alcance. Puedes optar por las vías tradicionales como la elaboración de una nota de prensa para enviar a los medios o recurrir a las nuevas tecnologías para lograr una mayor difusión.

A través de tus redes sociales puedes ir desvelando pequeñas píldoras del programa para crear expectativa. Además puedes redactar contenidos con cierta periodicidad antes del evento con el objetivo de promocionarlo. En estos casos, aprovecha tus redes sociales corporativas para anunciarlo.

Planificación previa

Antes del evento debes conocer cómo va su desarrollo, por ello, unos días antes es conveniente que realices una lista en la que se incluya todo lo que aun te queda por hacer para que nada se te escape.

Es recomendable que elabores una alternativa de evento por si la primera opción no sale correctamente. Debes tener soluciones para los posibles imprevistos que puedan surgir. Llegados estos días deberás encargarte de tareas de gestión como la contratación de los proveedores para el catering (si has decidido hacerlo) o el encargo de los regalos para los asistentes.

El día del evento debes estar pendiente de todo, que salga según el plan y mantener la calma. Debes aportar información útil a los asistentes y mantener activas las redes sociales para mantener la difusión del evento. Por otro lado, la comunicación es esencial a la hora de triunfar en un evento, por ello, habla con tu equipo para poder coordinaros a la perfección.

 

2020-03-12T17:19:12+02:001 noviembre, 2018|

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