El nombre o razón social de una empresa es distinto al nombre comercial de la misma. Todas las compañías están obligadas a tener el suyo propio para poder registrarse como persona jurídica. En muchas ocasiones el nombre de la marca por la que es conocido para el público nada tiene que ver con la razón social de una empresa.

Qué es el nombre o razón social de una empresa

Se trata del nombre por el que se conoce a una empresa, sea del tipo que sea, de manera oficial y legal. El nombre o la razón social será el que aparezca en todos los documentos de la misma, es decir, en sus escrituras y en los documentos de creación de la empresa. Este nombre se utilizará siempre para aspectos de tipo:

  • Administrativo
  • Formal
  • Jurídico

El nombre comercial de una empresa es el que se elabora de cara a que sea conocido y reconocido por el consumidor. Este no tiene por qué coincidir con la razón social y se pueden utilizar composiciones más creativas para elaborarlo. El objetivo de este es que sea fácil de recordar y se asocie enseguida con los productos o servicios que ofrece la empresa en cuestión.

Proceso de registro de un nombre

Para poder empezar a funcionar como tal, una compañía debe registrarse con su nombre o razón social. Este proceso de registro requiere que se cumplan una serie de normas, la primera de ellas es que el nombre utilizado no sea ya propiedad de otra empresa. En ese caso deberás hacer una combinación de letras o datos para que no coincida con ninguno de los que constan en el registro.

Mujer con una calculadora frente a un programa de contabilidad

Si se da la circunstancia de que la empresa esté compuesta por varios socios, los nombre de estos deben aparecer en la razón social. Y cuando por razones de espacio no se puedan incluir los nombres de todos se deberán utilizar palabras que identifiquen que se trata de una asociación de varias personas, por ejemplo, compañía.

Además de ello, deberá incluirse las siglas de la tipificación de la empresa que se quiere registrar. Es decir, deberás añadir tras el nombre, la denominación que le corresponda: Sociedad Limitada (S.L.) o Sociedad Anónima (S.A.).

Este nombre o razón social se empleará cuando la empresa deba enfrentarse a procesos legales o administrativos, así como para la emisión de cheques o facturas. En estos no podrá figurar nunca su nombre comercial.

Nombre o razón social en las facturas

A la hora de elaborar facturas para tus clientes o proveedores debes tener en cuenta que en ellas siempre deberá aparecer la razón social de una empresa. En cualquier factura deberás introducir la razón social de la empresa emisora (en este caso la tuya) y los de la empresa receptora.

Si se utiliza el nombre comercial o se omiten datos de la razón social de la compañía, las facturas emitidas podrían ser anuladas. Del mismo modo, las declaraciones fiscales y otros documentos de tipo legal deberán incluir siempre este nombre. Para que una factura sea legal deberá incluir, además de los conceptos de la misma, el importe y el IVA, los siguientes datos identificativos de la empresa:

  • Nombre o razón fiscal.
  • Domicilio fiscal: lugar en el que reside la sede de la empresa.
  • CIF de la empresa: número identificativo de la compañía.

Si no tienes estos datos, podrá anularse y no ser aceptada ni por el cliente ni por los organismos fiscales.