3 Min de lectura | Las empresas que contratan deben enviar una copia al SEPE, que conserva los contratos bajo protección de datos. Estas copias se pueden consultar en la web del organismo dependiente del Ministerio de Trabajo y Economía Social, o bien en las oficinas de Empleo de las comunidades autónomas.

El Ministerio de Trabajo y Economía Social conserva los contratos de trabajo firmados y enviados a la Seguridad Social, y se pueden consultar en el portal web. La comunicación de los contratos de trabajo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) es obligatoria para las empresas que contraten, y permite que, en el caso de necesitarlo, podamos consultar una copia en cualquier momento.

¿Qué información tiene el SEPE?

Las empresas envían una copia del contrato de trabajo al SEPE, bien por vía telemática -a través de la herramienta Contrat@- o de forma presencial, en las oficinas de empleo. Una vez formalizado el contrato, tienen un plazo de diez días para comunicarlo al organismo público dependiente del Ministerio de Trabajo.

Las compañías deben enviar al SEPE:

  • El contenido del contrato
  • Una copia básica
  • La prórroga del mismo, si la hubiera
  • La conversión de los temporales en indefinidos
  • Las horas complementarias pactadas
  • Los llamamientos de fijos discontinuos

Datos

Las compañías deberán remitir en todas las comunicaciones con el SEPE, a los efectos de la remisión de contratos y modificaciones de estos, la siguiente información:

  • Cuenta de Cotización
  • Actividad económica a la que se dedica la empresa
  • Datos del centro de trabajo
  • Datos del trabajador
  • Código del contrato
  • Fecha de inicio y fin
  • Ocupación del trabajador
  • Modalidad del contrato: puede requerir información adicional
  • Nivel formativo del empleado

¿Cómo funciona Contrat@?

Es un programa del SEPE, dirigido a empresarios, colegiados profesionales, Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT) y Ventanillas Únicas Empresariales (VUE) a través del cual se comunican los contratos telemáticamente. Los trabajadores, por tanto, no pueden utilizarlo. La autorización para el uso de Contrat@ se descarga de la web del organismo dependiente del Ministerio de Trabajo y Economía Social.

¿Cómo accede un trabajador a su contrato?

Hombre firmando un contrato

Los trabajadores y sus representantes legales tienen derecho, según el Estatuto de los Trabajadores, a “solicitar a los Servicios Públicos de Empleo información del contenido de las comunicaciones en las que ellos sean parte”. Además, están legalmente habilitados para pedir “información relativa a los datos de los contratos de trabajo de las copias” que están a disposición de los representantes legales de los trabajadores.

Por lo tanto, pueden solicitar al SEPE una copia del contrato de trabajo, y el organismo permite, de forma telemática, acceder a información básica. Para ello, deberán:

  • Acceder al sistema online del SEPE externo con DNI electrónico, certificado digital, o nombre de usuario y contraseña recibido en las oficinas de empleo.
  • Dirigirse, en caso de que el procedimiento anterior no sea posible, a la oficina de empleo de la comunidad autónoma correspondiente. Estos departamentos están conectados con el SEPE.

El contrato de trabajo y toda la información sobre el mismo sólo lo puede consultar el trabajador -o su representante legal, si el primero le da permiso- o la empresa que le ha contratado. Esta protección está alineada con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

 

Borja Carrascosa Nogales

Consultor y MBA por IE Business School

Colaborador de MAPFRE