¿Cómo se pagan los gastos durante los viajes de empresa?
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Se entiende que los gastos de viaje de empresa son aquellos que tiene el empleado cuando, en cumplimiento de sus tareas profesionales, se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo. Hay muchas profesiones que implican gastos de viaje de forma más o menos constante o esporádica, y la gestión de este tipo de ingresos es siempre necesaria tanto desde un punto de vista interno como externo, puesto que implica obligaciones fiscales.
¿Qué gastos de viaje paga una empresa?
Bajo el nombre de gastos de viaje de empresa se incluyen diferentes tipos de gastos, fundamentalmente se diferencian 3 grandes grupos:
- Manutención.
- Locomoción.
- Estancia.
Es común que este tipo de gastos empresariales se engloben dentro del capítulo de pago de dietas y complementos salariales.
Gastos de manutención
La manutención hace referencia a los gastos de comida principalmente. Se entiende que el empleado al estar fuera de su entorno habitual genera gastos para su manutención que son excepcionales y que, en mayor o menor medida, deben ser liquidados por la empresa.
Existe libertad para que la empresa determine qué considera gastos de manutención, existiendo diferentes formas de control y gestión dentro de este tipo de gastos. Es importante que estés al tanto de qué tipo de tratamiento se da a este tipo de gastos en tu empresa en concreto: cómo se justifican, si existen máximos o qué tipo de gastos se conceden a los empleados bajo este concepto. No existe una política única y de aplicación general.
Gastos de transporte
Como parte de las dietas se suele incluir el gasto de transporte y como ocurre con la manutención existe disparidad de criterios en cada empresa. Incluso según la categoría o el cargo que tengas en una empresa, la gestión de este tipo de gasto puede ser muy diferente. Los máximos, la forma de liquidación… está sujeta a la categoría o la función que desempeñes en tu empresa.
Dentro de los gastos derivados del desplazamiento, para cumplir con las obligaciones laborales se incluye el pago de billetes de tren o alquiler de coche que son asumidos por la compañía. Sin embargo, es importante confirmar cómo se administra este tipo de gasto en tu empresa.
El kilometraje es también un gasto de desplazamiento habitual en los gastos de viaje o desplazamientos de un empleado. Se paga al empleado una cantidad concreta y fija por cada kilómetro que recorre con su coche privado, pero para hacer funciones relacionadas con su trabajo.
En algunas empresas es necesario justificar el número de kilómetros, en otras se trata de una asignación media estimada siempre igual, fija. Por ejemplo, 300 kilómetros en concepto de kilometraje mensual.
Gastos de estancia
Si es necesario pernoctar en un hotel u otro tipo de establecimientos con motivo de un viaje de empresa, la compañía también incluye este tipo de gastos dentro de su política de gastos de viaje.
Como en el resto de conceptos de esta partida, cada empresa trata los gastos de estancia y los gestiona de manera diferentes, pero siempre es necesario que esta información sea pública y acordada en convenio colectivo y dentro de las negociaciones oficiales.
¿Cómo se pagan los gastos de viaje?
Cuando el ejercicio de una profesión incluye viajes, las condiciones de pago de este tipo de gastos ya suelen tratarse e informarse antes incluso de la contratación, en la entrevista de trabajo es una pregunta habitual para valorar el puesto al que se aspira.
Hay 3 formas en las que las empresas administran los gastos de locomoción: o se encarga de forma previa la propia empresa, o se asigna una cantidad fija o es el empleado el que adelanta el dinero para sus viajes y luego, la empresa los reembolsa. Existen soluciones mixtas y otras formas de gestión, según cada compañía.
El empleado paga sus gastos
Hay empresas que liquidan los gastos de viaje con sus empleados, después de que estos se hayan realizado. De esta forma, el empleado financia transporte y manutención. Luego, de forma mensual, semanal o según este previsto, presenta sus notas de gastos a la empresa que se encargará de liquidar este tipo de gastos.
Aunque los gastos los pague la empresa después de haberse producido, es importante antes de salir de viaje de empresa saber qué gastos vas a poder reclamar a tu empresa y por qué limites o conceptos. Por lo general, existen normas concretas y expresas a este respecto. Por otra parte, es esencial saber si vas a tener que presentar o no facturas para justificar este tipo de gastos de forma pormenorizada.
La empresa se encarga de pagar antes
Otra forma de pago de gastos de viaje es con antelación. En esta situación es la empresa la que se encarga de reservar y pagar hoteles y billetes antes de que se produzca el viaje. El empleado se desplaza con los gastos ya cubiertos y para gastos de manutención es habitual que la empresa le conceda una tarjeta de empresa o forma de pago en la que los gastos directamente pasan a la compañía.
Cuando la empresa se encarga de los gastos de viajes de forma anticipada y facilita al empleado una tarjeta u otras formas de pago, el asalariado no siempre tiene la obligación de justificar de forma detallada lo gastado a través de este medio, pero es importante ajustarse a lo previsto y no salirse de las normas generales para el uso de este tipo de formas de pago empresarial.
Cuotas fijas
Cuando la realización de un trabajo implica viajar, a menudo las compañías incluyen los gastos de viaje como una cantidad fija en forma de dieta que el empleado recibe cada mes junto con el resto de conceptos de su nómina.
Cuando la política de gastos de viaje de una empresa es incluir este concepto de forma fija, no suele ser necesaria la justificación de gastos ante la compañía, pero puede haber excepciones por lo que es importante siempre justificar este punto para cada caso y entender todos los conceptos de tu nómina.
Tratamiento fiscal de los gastos de viaje
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Fiscalmente se entiende que, los gastos de viajes pretenden compensar al empleado por los gatos generados al tener que desplazarse fuera de su entorno cotidiano para ejercer su trabajo y en este sentido están exentos del pago de impuestos siempre que cumplan los requisitos y límites establecidos por la agencia tributaria.
Fiscalidad del gasto de locomoción
Están exentas de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
- Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
- En su caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento.
Fiscalidad del gasto de manutención y estancia
La normativa de la Agencia Tributaria recoge que quedan exceptuados de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia. Es necesaria la justificación de los detalles del viaje.
La legislación vigente sobre fiscalidad de estos gastos define qué se considera gastos de estancia y de manutención, además de establecer máximos de gasto para cada concepto por lo que es importante confirmar en cada caso concreto.
Los gastos de viaje no en pocas ocasiones son motivo de reclamación laboral. Si es tu caso y tienes dudas sobre cómo ha gestionado o gestiona tu empresa este tipo de gastos es recomendable consultar con un experto en el sector y recuerda que con el Seguro de Hogar MAPFRE disfrutas de asesoría jurídica laboral en situaciones determinadas. Consulta tu póliza, si esta cobertura es de tu interés.
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