Plan de mejora continua en el lugar de trabajo
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Es normal que los empresarios quieran mejorar la calidad sus procesos, productos o servicios para aumentar la satisfacción del cliente. En muchos casos, para conseguirlo no es necesario implementar grandes innovaciones rompedoras, basta con desarrollar un plan de mejora continua en el trabajo, esto es, realizar pequeñas optimizaciones de forma continuada.
¿Qué es un plan de mejora continua?
Un plan de mejora continua es un método que permite a las empresas mejorar mediante cambios a pequeña escala. No se trata de un plan estructurado, sino que tiene más que ver con el enfoque de la empresa donde todos los empleados tienen, entre sus tareas, propuestas para optimizar su departamento; y los líderes fijan pequeñas metas a superar cada mes.
Con ello no solo se consigue que los productos o servicios sean de mayor calidad y estén más en la línea de lo que busca el cliente; además mejora el flujo de trabajo y ahorra costes.
Cómo diseñar un plan de mejora continua en la práctica
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Como decíamos antes, un plan de mejora continua en el trabajo no consiste en un proyecto estructurado y cerrado. Su aplicación puede ser muy amplia. No obstante, ofrecemos algunas técnicas para que el plan sea más eficaz:
Planificar
Lo primero que hay que hacer es recopilar todos los datos e información sobre el estado actual y diseñar los pasos a seguir para alcanzar la meta deseada. Esto permite a los equipos tener una imagen visual de todo el proceso. Además, es recomendable identificar y eliminar los recursos innecesarios y reunir los necesarios para la consecución del objetivo.
Establecer metas reales
Para el éxito de plan es importante elegir metas pequeñas y realistas. De esta forma, se consigue la motivación de todos los empleados.
Hacer
En esta etapa hay que implementar los pasos a seguir a pequeña escala.
Verificar resultados
Después del tiempo que se haya calculado, hay que verificar los resultados, comprobar que los equipos cumplen sus objetivos y realizar los ajustes necesarios.
En esta etapa los equipos deben identificar y eliminar los recursos que hayan encontrado que pueden ser un obstáculo para hacer que los procesos sean más rápidos y eficaces. Para ello se deben hacer reuniones periódicas para asegurarse de que todos los participantes se sienten cómodos con las metas fijadas y disponen de los recursos necesarios.
Pedir a los empleados que se involucren
Es importante que todos los empleados se sientan parte del plan y se impliquen de forma activa en su consecución mediante la designación de pequeñas tareas. Estos deben compartir sus progresos y retrocesos, así como nuevas ideas que no aparecieron al principio.
Actuar
Con las mejoras hechas, se estandarizará el plan y se aplicará a gran escala. Se pueden repetir los pasos anteriores tantas veces como sea necesario hasta diseñar el plan perfecto.
Ejemplo de plan de mejora continua en el lugar de trabajo
Muchas empresas suelen aplicar planes de mejora continua para simplificar tareas y mejorar el flujo.
Por ejemplo, los empleados de una empresa reciben y envían centenares de archivos, correos, cartas o facturas al día. Algunos empleados han creado carpetas en el ordenador para clasificar estos documentos, pero como no se sigue un orden y una nomenclatura general, cada vez que hay que buscar algo se invierte una gran cantidad de tiempo.
Un día, un empleado identifica este problema y se le ocurre una solución: que todos los empleados utilicen determinadas carpetas para clasificar los documentos y que, a la hora de guardarlos, se utilicen los mismos estándares de nomenclatura.
Como se trata de un pequeño cambio que no requiere de una inversión, la empresa decide implementarlo. De esta forma, todos los empleados asumen el nuevo sistema, consiguiendo acortar mucho los tiempos de trabajo.
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