3 Min de lectura | ¿Quieres optimizar tu tiempo de trabajo? Estos son los trucos de Microsoft Office que debes conocer para sacar el máximo provecho a programas como Word o Excel.

Agregar una contraseña a un documento

Esta es una maniobra muy sencilla y que te puede salvar de un aprieto. Ve a la pestaña ARCHIVO > INFORMACIÓN. En la nueva ventana selecciona PROTEGER DOCUMENTO/LIBRO y elige CIFRAR CONTRASEÑA. Si quieres optimizar tu protección digital, debes saber que el Seguro de Hogar MAPFRE incluye coberturas como el bloqueo de los dispositivos.

Pantallazo de los pasos para cambiar la contraseña de Word

Dictar los textos al ordenador

Si tienes que redactar un texto extenso y te resulta más sencillo elaborar un discurso oral, puedes dictarle las palabras al ordenador y que este las escriba en el documento. Para iniciarlo, pulsa la tecla Windows + H. Te aparecerá una barra superior con el icono de un micrófono. Pulsa sobre él para que comience el dictado.

Pantallazo de los pasos para dictar los textos

Colaborar en grupo en la edición de un archivo

¿Tienes que trabajar en grupo? Utiliza la función «compartir» para que todos podáis completar la edición desde vuestros dispositivos. Solo tienes que pulsar el botón COMPARTIR situado arriba a la derecha de cada programa.

Pantallazo de un documento de Word

A través de OneDrive podrás compartir tus documentos con cualquier otra dirección. Además de colaborar en la edición, podrás ver cuántas personas están dentro del documento en esos momentos y qué es lo que están modificando.

Buscar en Internet sin salir del documento

La opción de búsqueda inteligente es uno de los mejores trucos de Office. Esta te ayudará a definir todo tipo de palabras para que no tengas que abrir otra pestaña y acceder a Internet.

Para ello, solo tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la palabra o frase que quieres buscar. En el desplegable, elige BUSCAR ”PALABRA y, al instante, te aparecerá un panel a la derecha de la pantalla con los resultados encontrados en la web.

Pantallazo de los pasos para usar la búsqueda inteligente

Elaborar previsiones de datos automáticas

Si tu trabajo se basa en los datos, este truco de Office puede ser de tu interés (si confías en el algoritmo de Excel).

Tras introducir una serie de datos en Excel puedes hacer que la suite genere una previsión automática basándose en dicha información. Selecciona el conjunto de datos a analizar y en el menú superior pulsa DATOS > PREVISIONES.

Pantallazo de los pasos para hacer previsiones de datos en Excel

Programar copias de seguridad automáticas

¿Alguna vez has cerrado un documento sin darle a guardar? Entonces sabrás lo importante que es esta función. Para evitar este tipo de problemas y echar por la borda horas de trabajo, programa copias de seguridad de forma automática en Word, Excel, etc.

Dentro de la herramienta, tienes que ir a la pestaña ARCHIVO del menú superior y seguir la ruta OPCIONES > AVANZADAS. En el panel, busca el apartado «Guardar», marca la casilla de «crear siempre copia de seguridad» y da a ACEPTAR.

Pantallazo de los pasos para programar copias de seguridad

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