///Aprender a usar Office mejora tu productividad

Aprender a usar Office mejora tu productividad

5 minutos | Aprender a usar Office sacando el máximo partido a todas sus aplicaciones es el primer paso para mejorar tu productividad. Te contamos los mejores trucos para conseguirlo.

Microsoft tiene dos productos estrella: Windows 10, la última versión de su famoso sistema operativo, y el paquete de Office, una de las herramientas ofimáticas más extendidas y que para muchos es básico tener en su PC. Cuenta con el procesador de texto Word, la hoja de cálculo Excel, el programa de presentación de diapositivas PowerPoint… y otras aplicaciones específicas para cada tipo de trabajo. Conocer las opciones con las que cuentas te ayudará a aprender a usar Office correctamente y exprimirlo al máximo, lo que contribuirá a aumentar tu productividad.

Aprender a usar Office

     

    Aunque en los últimos años han ido proliferando alternativas a Microsoft Office, algunas de ellas incluso gratuitas, pocas pueden hacerle sombra. Entre otras cosas, el buque insignia del software de Microsoft te permite combinar atajos de teclado o presentar los trabajos de tus productos de una forma que con otros no sería posible. Estas son algunas de las funciones más interesantes para aprender a usar Office correctamente.

    Manos sobre un teclado blanco

    WORD

    • Proteger un documento con contraseña. Si compartes el ordenador con otras personas y no quieres que nadie hurgue en tus trabajos o, en el caso de que haya niños en casa, que estos echen a perder lo que has hecho por un descuido, puedes bloquear el acceso a tus documentos con una contraseña. Se puede hacer en Word, pero también en Excel y otros programas. Solo tienes que dar a “Guardar como”. En el despegable, pulsa “Herramientas” y después selecciona “Opciones generales”. Ya solo queda elegir la clave y listo.
    • Hacer copias de seguridad automáticas. ¿Quién no ha perdido horas y horas de trabajo cerrando sin querer un documento que no estaba guardado? Para evitar este tipo de despistes, Word te permite programar copias de seguridad. En el menú “Opciones”, selecciona “Opciones avanzadas”, y en “Guardar” marca la opción que corresponda.
    • Buscar sinónimos de palabras. Si tienes que escribir textos tan largos que tu repertorio de sinónimos se agota, no te preocupes porque Word lo pensará por ti. Para ello, selecciona la palabra en cuestión y haz click con el botón derecho del ratón. Pulsa “Sinónimos” en el menú contextual y te aparecerán varios sinónimos para que tú elijas el que mejor se adapte a lo que quieres decir.
    • Borrar el formato de un texto. Si has copiado y pegado un texto de Internet y quieres borra el formato, es decir, los enlaces, negritas, cursivas, etc., no hace falta que lo pases antes por el block de notas. Word te permite hacerlo directamente desde la propia herramienta. Para ello, tienes que ir a “Formato” y seleccionar “Borrar formato”.
    • Mover elementos de un listado (sin cortar y pegar). Si estás elaborando una lista y te das cuenta de que el orden es incorrecto, no hace falta que cortes y pegues. La solución es mucho más rápida que eso. Sitúa el ratón sobre uno de los elementos, pulsa “Alt” y “Mayúsculas” a la vez. Podrás mover la selección fácilmente hasta el lugar de la lista que más te convenga.
    • Averiguar quién ha hecho un cambio en un documento. Si tienes que compartir tus documentos para trabajar en línea de forma colaborativa y necesitas saber quién ha realizado un cambio y en qué documento, es muy fácil. Tan solo tienes que pinchar en “Revisar” y seleccionar “Control de cambios”.
    • Editar un PDF. Generalmente, los documentos en formato PDF están protegidos contra escritura, y en eso Word no puede hacer nada (hay programas que sí pueden romper esa protección). Pero si el autor lo ha dejado abierto para editar, solo tienes que abrir el PDF desde Word.

    EXCEL

    • Sumar todas las celdas de una columna. En Excel es posible sumar toda una columna sin tener que ir seleccionando celda por celda. Con un atajo de teclado te ahorrarás un tiempo considerable al año. Selecciona la columna que quieras sumar, pulsa “Alt” y “+”, y se mostrará el resultado en la celda de abajo.
    • Seleccionar la columna actual. Para ahorrar aún más tiempo al caso anterior, puedes seleccionar la columna actual de forma rápida sin tener que arrastrar el ratón por toda ella. Pulsa “Control” y “Espacio”.
    • Añadir la fecha actual a una celda. Otro atajo de teclado muy interesante que te ayudará a añadir la fecha actual en la celda que tengas seleccionada es pulsando “Control” y la tecla del “;”.

    POWER POINT

    • Eliminar el fondo de una imagen. Si añades una imagen cuyo fondo no es del mismo color que el de la presentación y quieres cambiarlo, puedes hacerlo desde PowerPoint sin necesidad de usar un programa de edición de imágenes. Para ello, ve a “Formato”, “Ajustes” y elige “Quitar fondo”. Así de fácil.
    • Alinear elementos de forma automática. Para añadir elementos, lo normal es arrastrar el objeto y soltarlo en la diapositiva, pero éste no siempre queda bien alineado, lo que puede causar una mala impresión. Para arreglarlo, puedes hacerlo manualmente, lo que te llevará mucho tiempo, o con un truco básico a la hora de aprender a usar Office: selecciona “Formato”, “Alinear” y “Alinear objetos seleccionados”, y el programa lo hará por ti.
    • Recuperar una presentación sin guardar. Los descuidos hacen que muchas veces cerremos una presentación sin que la hayamos guardado. En lugar de desesperarte y lamentarte por el tiempo perdido, puedes abrir de nuevo PowerPoint, ir a “Archivo”, “Abrir” y “Recuperar presentaciones no guardadas”. Gracias a las copias de seguridad podrás seleccionar la presentación que quieras recuperar, aunque no siempre se guardan los últimos cambios, pero al menos no tendrás que dar todo por perdido.

    ONE NOTE

    • Sincronizar notas en Android e iOS. OneNote, uno de los últimos productos de la familia de Microsoft Office, es una herramienta que permite tomar notas a mano o con el teclado, con la posibilidad de agregar dibujos, diagramas, fotografías, elementos multimedia, audio, vídeo, e imágenes escaneadas. Aunque se diseñó para PC, ha dado el salto a los dispositivos móviles con aplicaciones específicas para iOS y Android. Así, si la descargas en tu móvil, solo tienes que acceder desde él a tu cuenta de Outlook para sincronizar todas las notas entre dispositivos.

    OUTLOOK

    • Programar correos. Aunque son pocos los que usan Outlook, no hay que olvidar que gran parte de los mejores trucos para aprender a usar Office provienen del servicio de correo. Una de sus ventajas sobre su principal rival (Gmail) es que no necesita una extensión para programar correos. Para ello, una vez dentro del correo que quieras enviar, debes seleccionar “Opciones” y “Retrasar entrega”. Introduce la fecha y hora deseada y dale a “Enviar”.
    • Respuestas automáticas. Otra de las grandes bazas de Outlook es que permite programar respuestas automáticas si, por ejemplo, te vas de vacaciones. Selecciona “Archivo”, “Información” y “Respuestas automáticas”. Escribe el mensaje que desees y, en caso de que lo necesites, las fechas a las que quieres que se envíe.

    Como ves, si aprendes a usar Office correctamente, haciendo uso de todas sus funciones y sus atajos de teclado, conseguirás ahorrar tiempo y, por tanto, aumentar tu productividad. También te ayudará tu Seguro de Hogar MAPFRE, ya que te ofrece coberturas específicas para solucionar cualquier imprevisto relacionado con el uso de tu ordenador y tus dispositivos móviles.

    2018-09-17T00:54:09+02:0020 septiembre, 2018|

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