¿Cómo se hace un balance de contable?
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El balance de contabilidad permite saber cómo va tu empresa, si estás haciendo una administración y gestión eficiente, pero además revela a tiempo puntos flojos o problemas en otros departamentos como venta, comercialización, almacén o proveedores. No puedes permitirte no contar con este instrumento que te va a facilitar mucho tu labor empresarial.
¿Qué es un balance en contabilidad?
El estado financiero de una organización empresarial en un momento concreto se refleja en su balance contable, por lo tanto, se trata de un reporte económico, completo y detallado, que va a recoger el estado de salud de la economía empresarial.
Lo deseable para hablar de balance contable real y profesional es que cuente con diferentes conceptos necesarios.
- Cuentas de activo: lo que la empresa tiene. En este apartado es fundamental el inventario.
- Cuentas de pasivo: donde se refleja lo que la empresa debe, sus deudas.
- Patrimonio empresarial o capital contable: supone el resultado de sumar lo que se tiene y restar lo que se debe.
El balance contable se referencia a un tiempo concreto, a una fecha determinada. Los expertos en gestión empresarial recomiendan contar con balances mensuales, trimestrales o semestrales, según las necesidades de la empresa, para contar con herramientas prácticas especialmente para la toma de decisiones.
Balance de contabilidad, ¿para qué sirve?
La importancia de un balance contable en la gestión de una empresa va más allá de ser una simple fuente de información o registro. Los contables elaboran estos informes en sus empresas y son los analistas financieros los encargados de analizarlos, puesto que la mayor utilidad de estos datos es las conclusiones que de ellos pueden obtenerse para la toma de decisiones cruciales.
Refleja la naturaleza y el valor de los activos empresariales
Lo que es básico para tomar decisiones importantes como contratación o adquisición de nuevos bienes, por ejemplo.
Naturaleza y alcance de las obligaciones
La capacidad de endeudamiento de una empresa es limitada o debería de serlo si no se quieren desembocar en graves problemas financieros y/o de liquidez. El balance incluye en detalle las deudas contraídas su cantidad, pero también el plazo de estas obligaciones.
Capacidad actual de capital
¿Necesitas contratar talento? ¿Cambiar de oficina? ¿Adquirir nuevas máquinas? Saber qué capital real tiene tu empresa te permite tomar este tipo de decisiones con base en datos objetivos y reales.
Solvencia del negocio
Las cuentas no mienten, si tienes un balance profesional, completo y actualizado no valen interpretaciones o excusas, el resultado refleja la solvencia de tu negocio o sus tendencias. Especialmente si cuentas con los diferentes balances a lo largo del tiempo.
¿Cuáles son los problemas y cómo evitarlos?
Entre los problemas más frecuentes que se detectan en un balance de contabilidad, hay algunos realmente importantes para actuar a tiempo y salvar tu empresa.
- Falta de fondos. Esto incluye efectivo, bancos e inversiones en su caso.
- Situación del inventario. Se puede deducir cómo de válida es la política de compras al ver las cuentas.
- Estado de los ingresos: política de ventas o cobros.
- Exceso de deuda contraída.
Ejemplo práctico de balance de contabilidad
De manera práctica y sencilla, un balance contable se organiza en un documento con diferentes columnas. Lo más básico es contar con una hoja de cálculo de Excel, pero hay programas concretos, plataformas y modelos para guiar la realización de un balance contable. En cualquier caso, es importante que no olvides ajustar y adaptar siempre a tu caso.
Los activos dentro de un balance se suelen anotar en la parte izquierda del documento, mientras que la derecha se reserva para pasivos y patrimonio, como por ejemplo las diferentes inversiones.
Registro de los activos circulantes
Son los más dinámicos y variables, por lo tanto, los que exigen mayor actualización y atención para su registro.
- Caja
- Bancos
- Cuentas por cobrar
- Inventarios
Inclusión de los activos fijos
Los activos fijos son menos variables en el tiempo, pero es importante mantener una completa referencia de los mismos e incluirlos en el balance.
- Maquinaria y equipo
- Equipo de transporte
- Mobiliario y equipo de oficina
- Equipo de cómputo
- Edificios
- Terrenos
Atención a este punto, puesto que pueden existir otros activos fijos en empresas diferentes, pero estos son los principales.
Suma el total de los activos
Sumado de fijo y circulante. Es preciso contar con el resultado total de activos para el cálculo final del balance.
Contabiliza los pasivos circulantes
En este apartado debes reflejar obligaciones y deudas en vigor de la empresa. Primero suma pasivos circulantes que son deudas menores a un año.
- Obligaciones bancarias
- Cuentas por pagar a proveedores
- Anticipos de clientes
- Cuentas por pagar a acreedores
- Impuestos por pagar
Registra los pasivos fijos
Las deudas también pueden ser pasivas, que son aquellas obligaciones de la empresa que tienen una exigibilidad mayor a un año.
- Créditos bancarios
- Documentos por pagar
Existe la posibilidad de que cuentes con pasivos diferidos, como con los ingresos recibidos de manera anticipada en el tiempo, no olvides reflejarlos también.
Calcula la suma del total de los pasivos
Si ya disponemos de los pasivos circulantes y los fijos, hay que revisar también si tenemos algunos pasivos diferidos, como son los ingresos recibidos por anticipado. Y si esto no es así, deberemos contabilizar las dos categorías para obtener el total de los pasivos.
Recursos en acciones: capital del accionariado
En su caso, según el tipo de empresa o sociedad, es necesario registrar el capital del que dispone la empresa en forma de acciones de sus socios.
Suma de pasivos con capital
Incluye una nueva línea a la hoja de cálculo del balance donde se sume el total de activos al total de capital, en su caso.
Igualdad o equilibrio
La suma de pasivo anexionado al capital debe tener como resultado el monto total de activos.
Recuerda que un balance contable es un instrumento financiero, además de hacerlo y mantenerlo actualizado es indispensable saberlo interpretar de manera correcta. Si te surgen dudas es recomendable contar con el asesoramiento de agentes profesionales.
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